Делопроизводство в кадровом отделе – важная часть рабочего процесса на любом предприятии. Сотрудники обязаны досконально знать, как правильно оформить книги учета и регистрации, договора с персоналом, письма, акты и приказы, прочие документы. А также – правильно их сохранять.
Требования Закона РФ
Архивные работы в кадровых отделах на любом предприятии строго регламентируются положениями российского законодательства. Основополагающим является закон «Об архивном деле в РФ». Дополняют его следующие позиции:
- отдельные пункты ТК РФ;
- постановления Правительства РФ;
- законы о личных данных и коммерческих тайнах;
- положения закона об информации, новейших технологиях и защите информационной собственности.
Неисполнение требований, небрежное отношение к кадровым документам и грубые ошибки чреваты штрафными санкциями и возбуждением уголовного дела.
Как приготовить кадровые документы к хранению?
В компании REISSWOLF, предоставляющей профессиональные услуги архивации, рассказали, что необходимо выполнить для подготовки документов к хранению:
- обозначить архивный индекс, по которому впоследствии можно будет найти этот документ;
- внести описание дела и к чему оно относится;
- составить опись – количество страниц, папок, документов;
- отметить сроки, в течение которых необходимо сохранять данный тип документов.
Согласно законодательству РФ, каждый отдельный вид кадровой документации должен храниться определенное количество лет:
- анкеты, портфолио, автобиографии – 12 месяцев;
- протоколы комиссий, устанавливающих стаж – 15 лет;
- личные дела, карточки сотрудников – 75 лет;
- дела о проведенных проверках работы кадрового отдела – бессрочно.
По истечении срока документы уничтожаются путем сжигания или резки (ни в коем случае не выбрасываются целиком!).
Как сдать документацию в архив?
Документы, подлежащие хранению, проходят несколько этапов приемки. Ее ведут сотрудник кадрового отдела и архивариус.
- Подготовленные документы просматриваются, определяется их тип и установленные сроки хранения. Если они не имеют ценности, принимается решение об их утилизации.
- Папки и дела разделяют на категории, на них устанавливаются метки о сроках хранения – короткий, длительный, бессрочный.
- Далее формируются архивные дела. Листы нумеруются и переплетаются, изготавливаются плотные обложки. Включаются листы-заверители и исторические справки, составляется подробная опись документов.
- В последнюю очередь оформляется акт приема-передачи документации в архив.
Вся процедура проводится в специализированном помещении архивного отдела, оборудованного в соответствии с требованиями техники безопасности. Сданные документы должны храниться в несгораемых шкафах, под надежными замками. В помещении должна выдерживаться определенная влажность и температура, осуществляться вентилирование.
Архивирование кадровых документов производится не только в процессе работы предприятия. Процедура проводится в обязательном порядке в случае ликвидации юридического лица с целью сохранения данных сотрудников, сроков их работы для дальнейшего использования.
