Правила хранения кадровой документации для юридических лиц

0
210

Делопроизводство в кадровом отделе – важная часть рабочего процесса на любом предприятии. Сотрудники обязаны досконально знать, как правильно оформить книги учета и регистрации, договора с персоналом, письма, акты и приказы, прочие документы. А также – правильно их сохранять.

Требования Закона РФ

Архивные работы в кадровых отделах на любом предприятии строго регламентируются положениями российского законодательства. Основополагающим является закон «Об архивном деле в РФ». Дополняют его следующие позиции:

  • отдельные пункты ТК РФ;
  • постановления Правительства РФ;
  • законы о личных данных и коммерческих тайнах;
  • положения закона об информации, новейших технологиях и защите информационной собственности.

Неисполнение требований, небрежное отношение к кадровым документам и грубые ошибки чреваты штрафными санкциями и возбуждением уголовного дела.

Как приготовить кадровые документы к хранению?

В компании REISSWOLF, предоставляющей профессиональные услуги архивации,  рассказали, что необходимо выполнить для подготовки документов к хранению:

  • обозначить архивный индекс, по которому впоследствии можно будет найти этот документ;
  • внести описание дела и к чему оно относится;
  • составить опись – количество страниц, папок, документов;
  • отметить сроки, в течение которых необходимо сохранять данный тип документов.

Согласно законодательству РФ, каждый отдельный вид кадровой документации должен храниться определенное количество лет:

  • анкеты, портфолио, автобиографии – 12 месяцев;
  • протоколы комиссий, устанавливающих стаж – 15 лет;
  • личные дела, карточки сотрудников – 75 лет;
  • дела о проведенных проверках работы кадрового отдела – бессрочно.

По истечении срока документы уничтожаются путем сжигания или резки (ни в коем случае не выбрасываются целиком!).

Как сдать документацию в архив?

Документы, подлежащие хранению, проходят несколько этапов приемки. Ее ведут сотрудник кадрового отдела и архивариус.

  • Подготовленные документы просматриваются, определяется их тип и установленные сроки хранения. Если они не имеют ценности, принимается решение об их утилизации.
  • Папки и дела разделяют на категории, на них устанавливаются метки о сроках хранения – короткий, длительный, бессрочный.
  • Далее формируются архивные дела. Листы нумеруются и переплетаются, изготавливаются плотные обложки. Включаются листы-заверители и исторические справки, составляется подробная опись документов.
  • В последнюю очередь оформляется акт приема-передачи документации в архив.

Вся процедура проводится в специализированном помещении архивного отдела, оборудованного в соответствии с требованиями техники безопасности. Сданные документы должны храниться в несгораемых шкафах, под надежными замками. В помещении должна выдерживаться определенная влажность и температура, осуществляться вентилирование.

Архивирование кадровых документов производится не только в процессе работы предприятия. Процедура проводится в обязательном порядке в случае ликвидации юридического лица с целью сохранения данных сотрудников, сроков их работы для дальнейшего использования.