Сегодня я хотел бы продолжить обсуждение книги Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективной личности», речь пойдет о том, как мы расходуем свое время, о стратегиях планирования времени.На самом деле, то, как мы расходуем свое время, определяет практически все в нашей жизни. Ведь именно благодаря наличию времени мы можем выполнять определенные проекты и решать задачи, которые ставит перед нами жизнь. Поэтому, уделить внимание вопросу эффективного распределения времени просто необходимо.
Итак, Стивен Кови разбивает все дела на четыре группы:
1. Дела срочные и важные;
2. Дела срочные, но неважные;
3. Дела несрочные, но важные;
4. Дела несрочные и неважные.
От того, каким образом мы распределяем свое время между этими группами, зависит наша эффективность, наша способность выполнять проекты и развиваться. Рассмотрим каждую группу дел в отдельности.
Дела срочные и важные (1)
За выполнение задач из этой группы мы беремся немедленно, они просто вынуждают нас приступить к работе над ними. Эти дела можно отнести к разряду маленьких кризисов. Вот несколько примеров таких дел: срочно погасить часть кредита (иначе вам начислят штрафы и испортят вам кредитную историю), вызвать водопроводчика (иначе вы устроите мини-бассейн у себя дома), сходить и заплатить по счетам за телефон (без связи жить тоже не уютно) и т.д.
Большинство людей решают эти задачи сразу, так как последствия промедления здесь очевидны, и никто не хочет с ними столкнуться. Чрезвычайно редко можно оптимизировать время в этой сфере, поэтому будем считать эту сферу не гибкой.
Но все же важно кое-что понять. Некоторые люди таким образом строят свою деятельность, что большинство их дел начинает попадать в эту сферу, то есть они постоянно затягивают до последнего дня решение вопросов, и эти дела превращаются в маленькие (а порой и большие) кризисы – человек становится антикризисным управляющим, живущим в постоянном стрессе.
Как видите, хотя мы и не обладаем возможностью сократить время на решение срочных задач, мы обладаем возможностью предотвратить появление многих из них, благодаря предупреждению появления таких дел.
Дела срочные, но неважные (2)
К этим делам можно отнести задачи, основанные на расписании, которое устанавливаете не вы. Например, просмотр блока новостей может оказаться срочным делом, если до его начала остается 5 минут. К таким же делам относятся разговоры по телефону, разговор со знакомым, который попался вам по пути и т.д. Все эти дела требуют от вас срочного выполнения определенных действий, но в своем большинстве эти дела не являются важными. Последствия от выполнения таких дел не заметны и не ощутимы, зачастую мы можем ими пренебречь.
Дела несрочные, но важные (3)
Эта группа дел, на которую зачастую обращают меньше всего внимания, ведь эти дела не срочные. К ним можно отнести следующие задачи: изучение иностранного языка, занятие спортом, изучение инвестирования, изучение гражданского кодекса и своих прав, развитие в себе определенных полезных навыков и т.д.
Эти дела всегда можно отложить (что многие и делают), но именно время, затраченное на выполнение этих задач, приносит максимальную пользу в будущем.
Дела несрочные и неважные (4)
К этой группе дел можно отнести любой вид активности, связанный с отдыхом и развлечениями, походы в кино, отдых с друзьями, просмотр ток-шоу и т.д. Эти задачи не требуют от нас значительных усилий, так как мы выполняем их с удовольствием.
Эффективное распределение времени между группами дел
Теперь, когда мы ознакомились с классификацией групп, мы готовы приступить к распределению времени между этими группами. Как замечает Стивен Кови, большинство людей занимаются делами 1-ой группы, а, выполнив их, начинают заниматься делами 4-ой. То есть, решив критические вопросы, люди расслабляются и отдыхают, ожидая появления следующего кризиса, который заставит их опять активно действовать.
Учась в институте, я поступал подобным же образом, я занимался тем, что просто уже «горело» и могло поставить под угрозу мое дальнейшее пребывание в институте. Курсовые работы я всегда выполнял в последний момент, испытывая при этом не самые приятные чувства волнения. Каждый раз после того, как я сдавал очередную работу, я клялся себе, что в будущем буду все делать равномерно, не затягивая до последнего момента. Как вы понимаете, это случалось редко.
Многие люди переносят такой образ действий в свою взрослую жизнь, их работа над рабочими проектами напоминает подобную ситуацию. Уже работая в НИИ, я замечал подобное отношение к работе у некоторых руководителей групп, они начинали напрягаться сами и напрягать других в тот момент, когда сроки начинали поджимать, а после того, как очередное узкое место было пройдено, они практически останавливали всяческую активность.
Дело в том, что именно эффективное предотвращение таких кризисов, может сэкономить наше время и нервы в будущем. Конечно, необходимо решать вопросы 1-ой группы (кризисной), но затем необходимо большую часть времени переносить на 3-ю группу дел, на дела важные, но несрочные.
В этом отношении положительным примером может послужить школьная и ВУЗовская система образования. Большинство людей заканчивают школу или ВУЗ, несмотря ни на что. Это происходит благодаря самой системе образования, благодаря плану занятий, этот план и представляет собой перенос акцента на важные, но несрочные дела. Ваше время организует система таким образом, чтобы вы получили необходимые знания к определенному моменту в будущем. Сейчас вам эти знания не так важны, вы их не используете, но если вы не получите их сейчас, то в будущем у вас возникнут проблемы – система образования сама заставляет вас предотвращать возможный кризис в будущем.
Таким же образом вы должны сами подходить к своему времени, выйдя из учебных заведений, и начав независимую взрослую жизнь.
В свое время я начал изучать английский язык, это не было для меня срочным делом, но это было важно. Благодаря языку я сумел найти множество нужной мне информации, которая была бы мне недоступна, не обладай я необходимыми знаниями.
Сейчас я изучаю методики работы с подсознанием, инвестирование и психологию предпринимательства – все это позволило мне начать собственный бизнес и поможет в дальнейшем. Все эти дела не являются срочными, но они действительно важны, если вы хотите достичь чего-то в своей жизни.
Не забывайте и про другие группы дел, мы – не роботы, мы не можем все время действовать активно, без отдыха. Спланируйте свое расписание с учетом ваших возможностей, но обязательно выделите время на все четыре группы дел, не забывая о том, что именно несрочные, но важные дела, определяют ваше будущее.
Возможно, вам поможет следующее упражнение.
Напишите две линии своей жизни. Первая линия, будет отражать ваше движение, при условии, что вы продолжите игнорировать дела из 3-ей группы, постоянно оставляя их на потом. Вторая линия, будет отражать ваше будущее, при условии, что вы выделите хотя бы какое-то время на эти важные, но не срочные дела.
Убедитесь в том, что вы заглянули достаточно далеко в будущее. Пусть это будет отрезок 10-20 лет. Сравните эти две линии и то, куда приведут вас эти два пути. Я не хочу ни в чем вас убеждать, сделайте это сами. Вообще, привыкните принимать ответственность на себя, подходите сознательно к тому, что вы делаете. Взгляните на сегодняшнюю свою жизнь сознательно, не бойтесь посмотреть в зеркало.
Итак, мы пришли к выводу о том, что необходимо распределять время между всеми четырьмя группами дел, уделяя значительное внимание 3-ей группе важных, но несрочных дел. В какой же области находятся дела этой группы? Ниже я приведу несколько таких областей, на которые необходимо запланировать определенное время в вашем расписании.
Некоторые люди считают, что жить по расписанию – это скучно, это насильственное принуждение себя. Поверьте это не так. В любом случае вы планируете свое время, просто без сознательного подхода к этой области любому человеку свойственно забывать (или сознательно игнорировать) важные стороны жизни. Отдать контроль над тем, куда расходуется ваше время, ваша жизнь – это не самое лучшее, что вы можете сделать.
Сегодня я уделяю значительную часть своего времени работе над собой, над своей эффективностью, над приобретением новых знаний, над улучшением материальной и духовной сторон своей жизни. Результаты действий в этой области не проявляются сразу, но их влияние на ваше будущее сложно переоценить.
Напоследок я хотел бы пожелать вам гармоничной жизни и достатка времени.
Некоторые люди считают, что жить по расписанию – это скучно, это насильственное принуждение себя. Поверьте это не так. В любом случае вы планируете свое время, просто без сознательного подхода к этой области любому человеку свойственно забывать (или сознательно игнорировать) важные стороны жизни. Отдать контроль над тем, куда расходуется ваше время, ваша жизнь – это не самое лучшее, что вы можете сделать. Сегодня я уделяю значительную часть своего времени работе над собой, над своей эффективностью, над приобретением новых знаний, над улучшением материальной и духовной сторон своей жизни. Результаты действий в этой области не проявляются сразу, но их влияние на ваше будущее сложно переоценить. Напоследок я хотел бы пожелать вам гармоничной жизни и достатка времени.
Copyright © 2007 Балезин Дмитрий
