Теперь вы знаете, как правильно начинать передавать свои сообщения, чтобы они были корректны и последовательны, и как эффективно их завершать, чтобы после обсуждения не возникало вопросов и сомнений. Остается узнать, что следует делать и говорить в середине — между началом и концом вашего важного сообщения. Именно информация, излагаемая непосредственно в основной части высказывания, заставляет слушателей проявлять заинтересованность и внимание к тому, что вы говорите. Правила ведения разговора помогут Вам, чтобы общение стало максимально эффективным.
Добавляем смысл в сообщение
В этой статьи представлены советы, которые вы можете использовать, чтобы ваши слова интереснее звучали и лучше воспринимались аудиторией.
Применяем наглядные пособия
Наглядные пособия помогают другим увидеть или прочитать ваше сообщение. Они могут быть представлены в разнообразном виде:
— графики и таблицы;
— раздаточный материал;
— рисунки;
— диаграммы и чертежи;
— карты, слайды.
Когда вы передаете важное сообщение, наглядные пособия предоставляют аудитории графические или письменные данные, которые способствуют более полному пониманию излагаемой информации. Однако, если получатель сосредоточивается лишь на них, это может привести к тому, что аудитория отвлекается и менее внимательно воспринимает само сообщение. Главное состоит в том, что к наглядным пособиям нужно прибегать при высказывании важных замечаний.
Рассказываем истории и анекдоты
Люди всех возрастов любят слушать истории. Давайте определимся как правильно говорить со своими собеседниками в этой ситуации? Рассказывая анекдот или историю во время передачи своего сообщения, необходимо связать ее с тем утверждением, которое вы хотите сделать. История или пример должны соответствовать следующим критериям:
— иметь прямое отношение к утверждению, которое вы высказываете;
— подтверждать ваши слова;
— помогать слушателям лучше понять сообщение.
Если вы рассказываете истории или анекдоты, которые подтверждают ваше утверждение и являются уместными в ситуации, то ваше сообщение станет более интересным и ясным для восприятия и понимания.
He читайте со своих наглядных пособий
Если на ваших наглядных пособиях содержится письменная информация, старайтесь не читать ее во время передачи своего сообщения. Подобное действие имеет два недостатка. Во-первых, это оскорбляет умственные способности вашей аудитории: они и сами могут все прочитать. Во-вторых, когда вы зачитываете что-то, это воспринимается не так хорошо, как если бы было рассказано своими словами, поскольку во время чтения зрительный контакт с получателями непостоянен, а голос отправителя становится монотонным. Сообщение говорящего делается скучным, и слушатели начинают отвлекаться. Поэтому говорите своими словами, останавливайтесь на основных моментах, применяя, когда нужно, наглядные пособия, чтобы они действительно подтверждали ваше вербальное сообщение.
Вызываем реакцию собеседника
В роли адресанта вы можете поощрять реципиентов принимать более активное участие в разговоре и таким образом способствовать, чтобы ваше сообщение услышали и поняли так, как вы сами этого хотите. Чтобы достичь подобного эффекта, можно попросить собеседника высказать свое собственное мнение, задать вопросы, а затем дать на них ответы, ответить вопросом на вопрос, чтобы проверить, правильно ли все было понято, и осознать, как было воспринято ваше сообщение.
Просим слушателя выразить свое мнение
У вас на работе бывали ситуации, когда после того как вы изложили что-то важное, собеседник сидел с равнодушным выражением лица, не проронив ни слова, а вы сомневались, слушал ли он вас вообще? В таких обстоятельствах не стремитесь повторять то, что уже сказали. Закончите свое высказывание, а затем поставьте открытый вопрос (детальнее в главе 5), подобный одному из следующих.
-Что вы думаете по этому поводу?
Какие “за” и “против” моего предложения вы можете привести?
— Оцените рекомендации, которые я предложил.
Когда вы говорите с пассивным получателем, открытые вопросы будут очень кстати, так как они помогают вам превратиться из говорящего в слушающего. Иногда в начале разговора можете сказать собеседнику, что ожидаете от него реакции на ваши слова.
Поощряем вопросы и даем на них ответы
Когда получатели задают вам вопросы о сообщении, передавать его становится намного легче. Вопросы слушателей дают возможность разъяснить основные моменты, коснуться проблем, убедить людей в том, что на обсуждаемый вопрос можно посмотреть и с другой стороны. Поощрить аудиторию задавать вопросы можно следующими способами.
-Намереваясь передать достаточно длинное сообщение, скажите слушателям, что они могут задавать свои вопросы в любой момент, когда возникнет такая необходимость.
-Когда вам задают вопрос, отреагируйте на него позитивным замечанием типа: “Хороший вопрос” или “Спасибо за вопрос”.
-Завершая изложение пункта, на который потребовалось достаточно много времени, спросите: “На какие вопросы вам бы хотелось получить мои ответы?”
-Отвечайте на вопросы ясно и позитивно.
Для того чтобы правильно ответить на вопросы получателей, будьте прямы и кратки. В более сложных ситуациях используйте следующий трехэтапный подход к решению вопросов.
1. Начните ответ с положительного утверждения.
“Да, я рад, что вы подняли этот вопрос”.
Если вы не точно поняли, о чем вас хотят спросить, сначала перефразируйте заданный вопрос, чтобы убедиться, что вы все восприняли правильно. Это также даст вам время обдумать свой ответ.
2. В ответе на вопрос дайте свои разъяснения.
Приведите примеры или расскажите анекдоты, если это нужно, чтобы ответ был более понятным.
3. Завершите свой ответ коротким резюме.
Суммируйте сказанное одним предложением.
Отвечаем вопросом на вопрос
В некоторых случаях, не задумываясь, можно ответить вопросом на вопрос слушателя. Эту тактику лучше всего применить, когда вам задают вопрос, а вы хотите лучше понять то, что на уме у собеседника. Вот несколько примеров.
-“Сэнди, в вашем вопросе я слышу некоторую озабоченность. С чем это связано?”
-“Боб, пожалуйста, помогите мне понять: что вызвало такой вопрос с вашей стороны?”
Как свидетельствуют эти примеры, вы из говорящего превращаетесь в слушающего. Ваша цель состоит в том, чтобы лучше понять, из каких соображений исходит собеседник. Реагируя таким образом на поднятый вопрос, вы, скорее всего, коснетесь сути проблемы, а не будете предоставлять информацию, которая, может быть, не волнует или не интересует вашего собеседника. Поэтому даже когда вам необходимо что-то сказать, если вы сперва выслушаете собеседника, это будет лучшей стратегией, с которой следует начинать.
Проверяем понимание
Зачастую более продуктивным способом установить, было ли ваше сообщение воспринято правильно, является попытка попросить получателей объяснить, что они поняли из ваших слов. Этот совет немного отличается от того, когда вы просите собеседника высказать мнение о вашем сообщении. Здесь вы сами, без помощи другого коммуниканта, пытаетесь разобраться, что он думает о вашем сообщении.
Для того чтобы проверить понимание, после длинных сообщений задавайте открытые вопросы. Иногда вы можете предварить свой вопрос примерно таким замечанием.
-“Чтобы убедиться, что я правильно все понял, ответьте мне, пожалуйста, на вопрос: о чем, как вы думаете, шла речь в моем сообщении?”
Проверяя время от времени понимание, вы устраняете возможное непонимание и поощряете своих слушателей высказывать свои мысли, чтобы дать вам понять, когда им что-то не ясно.
Вникаем в то, как воспринимаются ваши сообщения
Этот последний совет связан с пониманием невербальных сообщений, которые собеседники иногда передают в процессе восприятия ваших слов. Обратите внимание на тон голоса, язык тела и особенно на выражение лица. Иногда вы можете заметить взгляды, выражающие озадаченность или замешательство.
Если вы видите подобные взгляды — отреагируйте, вместо того чтобы продолжать свое сообщение. Иногда это можно сделать, подстроившись под манеру и темп своего собеседника. Еще лучше, если вы будете прямы и отразите то, что, как вам кажется, вы видите.
-“Кажется, вы озадачены тем, что я говорю. Пожалуйста, расскажите, что вы об этом думаете”.
Такие отражения поощряют получателей делиться своими соображениями и предоставляют вам возможность подстроиться под слушателя или высказаться по поводу его озабоченности. Это поведение превращает вас из невербально восприимчивого коммуниканта в вербально восприимчивого, что упрощает ваше задание — выразить свое сообщение ясно, сжато и позитивно.
Copyright © 2013 Виктор Смирнов
