Общение по электронной почте

Эффективное использование электронной почты для улучшения качества общения

Не злоупотребляем электронной почтой.Электронные сообщения для поддержания позитивного общения. В большинстве организаций доступ к Internet и электронная почта стали сегодня привычным явлением.

С помощью этих инструментов вы не только можете виртуально разговаривать с другими сотрудниками вашей компании, но и общаться on-line с людьми из других организаций. Все больше и больше людей имеют компьютеры у себя дома и могут отправлять электронные сообщения своим друзьям, родственникам и коллегам. В настоящее время, когда у вас спрашивают адрес, часто имеют в виду электронный.

Несмотря на то что технический прогресс предоставляет нам все новые и новые средства межличностного общения, все они не лишены недостатков и создают множество проблем для людей в процессе выполнения их работы. Информация, изложенная в этой части, поможет вам понять, как лучше всего использовать и как не использовать электронную почту в ходе делового общения па работе.

Примечание. Здесь не идет речь о документах и докладах, которые можно послать в виде приложений по электронной почте, они сами по себе являются продуктами профессиональной деятельности человека. Эта глава посвящена прямому общению посредством электронных сообщений.

Писать или не писать — вот в чем Вопрос

Должно быть, вы похожи на некоторых людей, с которыми меня сводит жизнь в последнее время. Они буквально целый рабочий день могут провести, читая и отвечая на электронные сообщения. Даже если люди не занимаются виртуальным общением в таком объеме, все же им иногда приходится тратить один-два часа в день па то, чтобы получить и отправить необходимые сообщения. Электронная почта стала неотъемлемой частью делового общения на сегодняшний день. Как и в случае с любой другой формой взаимодействия, вам нужны определенные способности и опыт, чтобы уметь извлекать наибольшую пользу из возможностей электронной почты.

Когда прибегнуть к помощи электронной почты

Одной из главных причин, почему электронная почта завоевала всемирную популярность, является скорость и простота в обращении. Наберите на клавиатуре свое сообщение и сразу отправьте его кому нужно, и этот человек очень скоро его получит. Использование электронной почты намного проще обычной, когда вам сначала нужно написать письмо, вложить его в конверт и отправить по почте, которую в последнее время стали называть черепашьей из-за времени, затрачиваемого на доставку корреспонденции. Таким образом, электронную почту можно применять в качестве инструмента для достижения многих коммуникативных целей (более подробно об этом в статье Как правильно говорить с людьми) .

Рассылка деловых записок между офисам». В офисе письменное общение не ново. Во многих организациях и раньше сотрудники различных отделов общались лишь посредством деловых записок. Ныне их место заняли электронные сообщения, в которых излагаются новости и передаются объявления, связанные с изменениями в деловой сфере, кадровом составе, курсе и т.п.

Высказывание просьб. Электронная почта также эффективна для высказывания разнообразных просьб. Возможно, вам нужно содействие в работе над проектом или вы хотите назначить встречу. Обычно люди быстро откликаются на такие просьбы.

Формулировка запросов. Иногда для того чтобы быстро и без особых затрат и усилий получить ответ на интересующий вопрос, можно задать его кому-то через электронную почту. Если ваш запрос не сверхсложный и не требует долгих разъяснений, практическую ценность электронных сообщений в этом случае трудно переоценить.

Поддержание связи. Польза писем и открыток очевидна, они напоминают, что за опосредованным общением стоит человек. С другой стороны, электронная почта позволяет вам написать несколько слов клиентам, сотрудникам из других отделов, партнерам по бизнесу. Простые сообщения, где вы пишите, что с вами произошло за последнее время, и спрашиваете о делах получателей, позволяют другим людям, с которыми вы сотрудничаете, но видитесь не так уж часто, понять, что вам не безразличны их проблемы.

Проведение текущих деловых операций. Некоторые деловые отношения строятся по уже ранее установленным принципам. В таких случаях электронная почта способствует эффективному сотрудничеству. Например, вам (клиенту) необходимо получить большое количество товаров от поставщика. Последний при личной встрече сообщает цену и сроки поставок, вы соглашаетесь и расходитесь. Если операции и переговоры не требуют долгих обсуждений, электронная почта помогает обменяться информацией и завершить операцию.

Сообщение о состоянии дел и последних новостях. Если вы, допустим, работаете менеджером, и в вашем подчинении находятся агенты по продажам, пребывающие в различных местах, или в ваши обязанности входит наблюдение за работой специалистов-наладчиков, которых вы видите редко, то можете использовать электронную почту, чтобы узнать, как идет выполнение их заданий.

Резюме соглашений и обсуждений. Одним из положительных моментов использования электронной почты является усиление вербального взаимодействия, особенно в тех случаях, когда уже пришли к необходимым решениям и соглашениям или когда определены следующие шаги. Вместо того чтобы надеяться на свою память и держать в голове все то, к чему удалось прийти в результате встречи, вы можете представить резюме основных пунктов и отправить копии членам команды. Если необходимо составить протокол встречи и отразить основные этапы, особенно решения и соглашения, здесь также может помочь электронная почта. Не полагаясь лишь на свою память, вы увеличиваете продуктивность.

Поиск идей. Электронная почта может быть кстати в процессе нахождения новых идей. Допустим, вы работаете над заданием или планируете какое-то событие, для этого вам необходимо рассмотреть все возможные варианты. Если вы для этой цели воспользуетесь возможностями электронной почты, зная, что нет особой потребности проводить обсуждение или назначать специальную встречу, то определенно сэкономите время.

Предоставление простой обратной связи на работу других.

Простая обратная связь означает замечания, обычно короткие и некритичные, о предоставлении которых вас попросили заранее. Часто коллеги хотят услышать ваше отношение к планам, предложениям или другой работе. Если вам кажется ненужным прибегать к многословным разъяснениям, то вполне можно обойтись электронным сообщением, чтобы быстро и просто изложить свои соображения.

Электронные сообщения могут быть эффективным способом отправки и получения разнообразных новостей и других видов информации в тех случаях, когда в живом общении нет особой необходимости.