Время от времени на работе вы можете столкнуться с ситуациями, когда вам приходится иметь дело со щекотливыми проблемами или важными вопросами. Нужно, чтобы такие непростые взаимодействия протекали продуктивно.

Если вы не подготовлены и пытаетесь сделать это по наитию, у вас меньше шансов на успешный разговор. Каков должен быть план разговора? Со стратегией вы более подготовлены к таким непростым ситуациям и располагаете планом действий, которые предпримете в ходе серьезной встречи. Когда есть план разговора, у вас, несомненно, появляется больше шансов достигнуть позитивных результатов, на которые вы рассчитываете, чем когда вы действуете экспромтом.

Знаем, когда составлять план разговора

Такую подготовку следует осуществлять в особых случаях — в критических ситуациях, в которых необходимо затронуть щекотливые вопросы, когда чрезвычайно важно быть последова
тельным и осторожным в своих словах, чтобы повлиять на достижение позитивных результатов. К таким обстоятельствам можно отнести следующие:

— высказывание предложений вышестоящему руководству;
— обсуждение проблем и конфликтов с другими -коммуникантами;
— встречи с клиентами;
— собрания и совещания команды;
— сообщение важных новостей;
— убеждение других поддержать вашу инициативу; s проведение важных презентаций.

Разрабатываем свой план разговора

Целью разработки плана является организация ваших коммуникативных действий во время разговора с другими людьми. Разрабатывая свой план общения, вы намечаете схему разговора в письменном виде, прилагаете соответствующие документы и наглядные пособия, которые понадобятся вам на этой встрече.

Следующие статьи посвящены ключевым подсказкам, на которые следует обратить внимание в процессе разработки своего плана общения.

Сначала выполняем домашнее задание

Вы должны знать, какое исследование нужно провести, какие данные собрать, в каких вопросах лучше разобраться. Нет ничего хуже, чем когда вы представляете какую-то важную информацию человеку, от которого будет зависеть принятие окончательного решения, и при этом упускаете существенные моменты или излагаете факты в неправильном порядке, что не произведет должного впечатления на вашего собеседника.

На людей производит большое впечатление тот факт, что вы приходите на важную встречу и демонстрируете хорошо выполненное домашнее задание. То, как вы проводите свою презентацию, свидетельствует, насколько хорошо вы все обдумали и подготовили, что увеличивает шансы на восприятие вашего сообщения так, как вы того сами хотите.

Учитываем особенности аудитории в своем плане

Разработка вашего плана разговора зависит от людей, которым вы будете предоставлять информацию. Ниже приводится несколько факторов, которые вам следует принять во внимание.

— Кто ваша аудитория и что для нее важно?
— О каких слабых местах вашей аудитории вы знаете (те сложные вопросы, которые должны затронуть, и те щекотливые моменты, от обсуждения которых вам следует воздержаться)?
— Насколько хорошо они вас могут понять и каким языком с ними лучше всего говорить во время обсуждения проблем?
-Когда и где с ними лучше всего обсуждать ваш вопрос?
— С какими возможными возражениями и негативными реакциями вы столкнетесь и как лучше всего с ними справиться, если все-таки они возникнут?

Прежде чем подготовить план разговора, выполните домашнее задание и обратите внимание на эти факторы. Если не появляется других сложностей, подготовка и планирование помогут вам сделать свое сообщение приемлемым для получателя. В нем правильно будут расставлены акценты, и вы сможете рассчитывать на благоприятные реакции со стороны собеседника.

Обрисовываем свой план общения

Если вы выполнили домашнее задание и учли факторы, связанные с вашей аудиторией, то готовы разрабатывать письменный план разговора. Вот те ключевые моменты, которые должны быть отражены в вашей схеме.

1. Определите начало.

Обозначьте предмет разговора и при необходимости предоставьте контекст.
Сформулируйте свою цель, т.е. скажите, чего вы хотите достичь в конце этой встречи. Уясните для себя и говорите другим, что ждете позитивных результатов.

Проинформируйте своих слушателей о том, каких действий вы от них ожидаете, чтобы они могли воспринять ваше сообщение наилучшим образом.

2. Упорядочьте изложение ключевых моментов.

Определите ключевые моменты и последовательность, в которой вы хотели бы их изложить.
Вспомните, какие истории и анекдоты могут помочь вам выразить свои мысли и когда именно следует их рассказывать.

Решите, будете ли вы использовать наглядные пособия и на каком этапе лучше всего их представить.

Также определите, когда вы придадите своему сообщению отгенок позитивности, продемонстрировав аудитории, какие положительные результаты могут дать ваши предложения, возможные решения проблемы, высказанные вами, или идеи преобразований, которые помогут осуществить необходимые усовершенствования.

3. Получите ответ слушателя.

Решите, когда вы ожидаете реакции получателя, в какой-то определенный момент (например, после презентации) или в любое другое время (по ходу вашего выступления).
Подготовьте несколько вопросов, которые поощрят высказывание мнений со стороны аудитории.
Если вы предполагаете, что услышите определенные вопросы, постарайтесь подготовить на них ответы.

4. Завершите встречу.

Решите, как вы хотите завершить разговор — от суммирования основных пунктов до подтверждения соглашения или схемы последующих действий.

Copyright © 2013 Бянкин Алексей