Будьте внимательны и осторожны, общаясь посредством электронной почты. Вот несколько советов как правильно составить письмо.
Будьте не многословны в своем письме. Как и в случаях с деловыми записками, электронные сообщения должны быть как можно более краткими: если вы напишите больше страницы, никто не захочет это читать. Другими словами, чем короче ваше сообщение, тем быстрее его прочитают и поймут. Если оно больше страницы, но вы никак не можете его уменьшить, тогда оформите его в виде вложения, а в самом сообщении сжато расскажите, о чем идет речь во вложении. В большинстве случаев вы и сами предпочитаете короткие электронные сообщения.
Излагайте свои взгляды прямо и конкретно. Начните с сути вопроса и выскажите все, что вам нужно, как можно более кратко. Изложите основные факты (без подробностей) по возможности проще, не перескакивая с предмета на предмет. Сначала остановитесь на главном и затем, если возникнет необходимость, предоставьте дополнительную информацию. Излишняя многословность в письме может больше запутать получателя и вызовет меньшую заинтересованность, чем это обычно происходит в условиях живого общения, когда у вас, по крайней мере, есть возможность подстроиться под собеседника и помочь ему понять ваше сообщение.
Используйте конструктивный язык. Высказывайте, т.с. пишите свои сообщения, как можно лучше. Будьте уважительны, а не резки. Избегайте обвинительных или угрожающих выражений: “Вы не выполнили то, что обещали” или “Если вы не выполните это, я не сделаю для вас это”. Также удерживайтесь от слов-пулек (всегда, никогда, не буду, не знаю, не могу), которые могут вызвать негативные реакции. Вот несколько таких примеров.
• Вы всегда забываете следить за процессом.
• Вы никогда не оказываете мне содействие, когда я вас об этом прошу.
• Эта идея не сработает.
• Мы не сможем это выполнить, зная так мало.
Во многих случаях вы можете переписать свое сообщение, чтобы оно звучало более конструктивно. Иногда вам лучше самому поговорить с другим человеком, а не посылать ему e-mail. Здесь главное — говорить прямо и сосредоточиться на проблеме, а не на человеке. Если хотите, чтобы ваша речь была позитивной и рациональной, объясняйте то, что вы имеете в виду.
Когда вы набираете все сообщение или его фрагмент прописными буквами, у получателя создается впечатление, что вы на него кричите. Придерживайтесь стандартного набора, ставя большие буквы лишь в начале предложения.
Следите за юмором. Очень хорошо, если у вас есть чувство юмора, оно может помочь и в работе. Проявить его на письме намного сложнее, чем это можно сделать в ситуации живого общения, когда вы в состоянии почувствовать, как собеседник реагирует на ваши слова. Получатель электронного сообщения может принять ваше остроумие за едкий сарказм.
Замечательно, если вам удается придать налет беспечности электронным сообщениям. Здесь главное — сосредоточиться на содержании, а не на форме.
Как уже говорилось ранее, непристойные шутки и насмешки могут оскорбить получателей ваших электронных сообщений. Даже если вам кажется, что человек захочет прочитать сомнительную остроту, которую вы употребляете, лучше не рисковать с подобными высказываниями. Даже если вы в шутку отправляете непристойные или уничижительные сообщения, они чаше влекут за собой проблемы, а не смех.
Принимайте во внимание особенности получателя. Точно так же, как и при личном общении, принимайте во внимание то, с какими получателями вам приходится иметь дело, когда составляете электронное сообщение. Если вы знаете, что человек лучше всего реагирует на Четкое изложение основных фактов и событий, сделайте ваше сообщение кратким и приятным. Если ему нравится знакомиться с деталями, предоставьте разъяснения. Если он привык оперировать техническими терминами, используйте специальную лексику, хорошо ему понятную (и наоборот: пусть ваш язык будет нейтральным, если Получатель не специалист в определенной области). Если вы не будете забывать, кем является ваша Аудитория, то сообщения будут понятны, сжаты и Уважительны.
Не отправляйте копии сообщений людям, не имеющим отношения к проблеме.Иногда в конфликтных ситуациях люди начинают отправлять копии своих сообщений третьим липам, что приводит к распространению слухов вокруг проблемы. Руководители и без того получают большое количество Электронных сообщений, поэтому им совсем не нужно читать еще и такие, где речь идет о тех проблемах, вмешиваться в которые нет абсолютно никакой надобности. Кроме того, другая сторона конфликта может разозлиться, узнав, что вы вовлекаете в проблему людей, не имеющих к ней никакого отношения. Такие действия также могут расценить как нарушение конфиденциальности. Когда люди получают копии сообщений, содержащих новости, они могут вмешаться (обычно говорят бесцеремонно встревать) и тем самым ухудшить ситуацию.
Если вы считаете, что должны переслать копии электронного сообщения, в котором речь идет о щекотливых вопросах, удостоверьтесь, что другая сторона или стороны, с которыми вы имеете дело, согласны с вами, что это действительно необходимо. Здесь все очень просто: не следует тратить время и внимание другого человека на чтение ненужного сообщения.
Copyright © 2013 Бянкин Алексей
