Делаем содержание презентации действительно содержательным. Возможно, вам приходилось слышать советы о том, что нужно делать для проведения хорошей презентации: вначале проинформировать слушателей о том, что вы собираетесь им рассказать, затем, собственно, изложить это, а в конце — подвести итоги сказанного. Другими словами, что касается содержания, ваша презентация должна включать в себя три главных части:

— вступление;
— основная часть;
— заключение.

Содержание презентации — это то, что вы собираетесь говорить. Это вербальный компонент, т.е. информация, которую хотите передать. Представив содержание в этих трех главных частях, у вас больше шансов быть хорошо воспринятым слушателями и показаться им последовательным и организованным. В следующих разделах вы более подробно ознакомитесь с каждой из этих частей, поймете их предназначение и научитесь эффективно их составлять.

Вначале идет Вступление

Подготовка эффективной презентации начинается со вступления. Оно представляет собой вводную часть вашей речи. Лицо, проводящее презентацию, обычно начинает так: “Меня зовут…” или “Сегодня я хотел бы вам рассказать о…” Но это еще не вступление. В официальной презентации вступлением говорящий стремится достичь трех целей:

— привлечь внимание аудитории;
— обозначить предмет и цель основного сообщения, которое он хочет передать в процессе общения;
— представить краткий обзор повестки дня, т.е. рассказать о том, какую информацию он будет излагать в ходе разговора.

Ниже описаны полезные техники вступлений перед началом самой речи, которые способствуют позитивному привлечению внимания аудитории.

Процитируйте кого-то. Приводя цитату, вы преследуете две цели: упомянуть автора и связать изречение с предметом презентации.

Пошутите. Придание юмористического оттенка вступлению может помочь растопить лед между вами и аудиторией, т.е. снизить создавшееся напряжение и заставить других немного расслабиться. Точно так же, как и цитата, ваша шутка должна иметь отношение к теме презентации.

Расскажите занимательную историю. Короткая история, связанная с темой собрания, представляет собой еще один способ начать презентацию.

Сделайте смелое утверждение. Эта техника предполагает короткое, глубокое по своей сути утверждение, которое вводит тему. Вот один пример, к которому я прибегал, разговаривая с представителями руководства об услугах, предоставляемых клиентам:

“Помните: услуги в вашей работе — это намного больше, чем только то, что вы делаете. Важнее здесь — как вы это делаете”.

Заставьте аудиторию поучаствовать. Определенное задание, которое должны выполнить слушатели, или вопросы, на которые им нужно ответить, активизируют внимание аудитории.
Задайте риторический вопрос. Риторический вопрос — это вопрос, который заставляет аудиторию задуматься. Ответ на него слушатели должны получить во время вашего выступления.
Приведите интересные факты. Для этого подойдут интересные статистические данные или какие-то другие факты, которые заставят их задуматься над темой встречи. Эта техника особо эффективна в случаях, когда излагаемая информация не известна широкому кругу людей.

Представьте интересный пример. Начните с иллюстрации: либо покажите что-то, либо расскажите о случае, подтверждающем то, о чем вы говорите. Как правильно говорить, чтобы пример дал ожидаемый эффект? Для этого вы должны говорить по возможности кратко и по существу. Я помню презентацию, в ходе которой выступающий предоставил вниманию аудитории два изображения легких — курящего и некурящего человека. И все стало более чем понятно!

В процессе подготовки своего вступления с большим вниманием отнеситесь к выбору техники, с помощью которой вы будете привлекать внимание слушателей. Не имеет особого значения, начнете ли вы свою презентацию точно в соответствии с этой техникой или коротко обозначите тему своего выступления каким-то другим способом. Главное, чтобы выбранное вами средство было адекватно подготовке аудитории и целям презентации.

Развиваем мысль: основная часть презентации

Основная часть — это самая длинная часть презентации между вступлением и заключением. Ее целью является изложение основных положений.

В процессе подготовки основной части презентации необходимо выполнить две вещи: определить основные пункты, на которых хотели бы остановиться, и обозначить порядок их изложения. Ниже приведены некоторые эффективные способы определения последовательности изложения основной части презентации.

От проблемы к ее решению. При такой последовательности вы сначала описываете сущность проблемы, затем предлагаете полезное решение, делая ударение на том, как оно сможет помочь разрешить создавшуюся проблему.

Хронологическая. При такой последовательности вы описываете ряд событий в порядке очередности, т.е. так, как они действительно происходили: от самого раннего до самого недавнего. Таким образом вы даете своим слушателям возможность стать свидетелями этих событий, от первого до последнего.

От того, что было ранее, до того, что должно иметь место в будущем. При таком порядке вы описываете, как выглядели вещи в прошлом и какими они должны стать в будущем. Используется, чтобы предложить новое направление или план действий и акцентировать внимание аудитории на том, насколько состояние дел в будущем будет отличаться от того, что было в прошлом. Иногда эту технику применяют для того, чтобы описать, что произойдет в будущем, если сейчас не предпринять никаких шагов для преобразований.

От общего к частному. Изложение информации на такой презентации идет от общего описания к подробному объяснению сути некоторых основных моментов. Иногда эта техника реализуется следующим образом: выступающий высказывает основную идею, а затем детально останавливается на том, как ее воплотить в жизнь.

От менее важного к самому важному. Такая презентация достигает кульминационного момента. Определенный объем информации служит предпосылкой для следующего, и важность каждой последующей части все возрастает и возрастает, и в конце концов вы подходите к кульминационной развязке.

Логический ход презентации. Эта последовательность хороша для презентаций, описывающих определенные процессы (как сделать что-то), в ходе которых аудитория может ознакомиться с особенностями каждого из его этапов.

Преимущества и свойства. Преимущества — это те положительные качества, которыми обладает ваша идея, продукт, услуга, или положительные результаты, которых нужно добиться. Свойства — это то, как работает ваша идея, продукт, услуга. Преимущества — это основные факты, свойства — это подробности, подтверждающие преимущества.

Вот и все, народ (заключение)

Просматривая мультфильмы и кинофильмы, вы знаете, что действие завершено, так как на экране появляется слово “Конец”. Если вы скажете, например: “Конец”, “Я закончил” или “На этом у меня все”, это еще не будет означать завершение официальной презентации. Эти фразы ни о чем не говорят. Они больше останавливают, чем завершают вашу речь. Хорошее заключение доводит выступление до логического завершения и должно произвести на аудиторию сильное впечатление. Из-за того что заключение — это последняя часть разговора, часто именно ее лучше всего запоминают слушатели. Поэтому постарайтесь именно этой частью выступления произвести на аудиторию блестящее впечатление.

Вот шесть техник, которые могут помочь вам позитивно завершить презентацию.

1. Резюме — суммирование основных положений, изложенных в вашей речи.
2. Повторение основного сообщения.
3. Призыв к действию.
4. Цитата, связанная с предметом, темой или результатом презентации.
5. Риторический вопрос, который заставит аудиторию задуматься над высказанной вами идеен.
6. История, призванная подчеркнуть сказанное вами.

Copyright © 2013 Виктор Смирнов