Кроме того, что вы стремитесь задать позитивный тон, также нужно определить структуру (организацию) вашей встречи, чтобы она не проходила бесцельно. Обсуждения конфликтных ситуаций без четкого плана редко завершаются принятием конструктивных решений.
Для того чтобы составить хороший план разговора, когда вы инициируете обсуждение, сделайте следующее.

Скажите, что у вас есть проблема. Этап формулировки проблемы призван осведомить собеседника о том, что у вас есть серьезная и важная тема для разговора. Скажите об этом в самом начале. Это общее замечание, где вы указываете предмет обсуждения (“Дмитрий, я хочу обсудить несколько проблем, которые, как мне кажется, возникли с нашим проектом ABC’) или просто упоминаете, что у вас есть беспокоящий вопрос, который вы должны обговорить.

Сформулируйте свое позитивное намерение. Убедите собеседника в своем конструктивном настрое, высказав позитивное намерение и сообщив ему, что верите в его лучшие намерения, (см. предыдущие статьи).

Наметьте повестку дня. Повестка дня обрисовывает общий ход разговора. Если она составлена правильно, то описывает используемый вами процесс разрешения проблемы, направляя общение в нужное для вас русло. Повестка дня представляет собой набор заголовков, а не отдельные темы для обсуждения. Например.

“Дмитрий, во время сегодняшней нашей встречи я, во-первых, хочу поделиться с вами своей озабоченностью по поводу недавних событий, а затем услышать вашу точку зрения.
После этого нам следует обсудить возможности улучшения ситуации, оценить, какая из идей может подойти нам обоим и, в конце концов, определить стоимость нашего плана и время, за которое мы сможем добиться результатов”.

Этот обзор повестки дня позволяет слушателю получить сведения о том, что должно произойти в ходе разговора. Ваши слова должны звучать четко и ясно, не оставляя места сомнениям и двусмысленности; с их помощью вы переходите от обсуждения проблем к их решению, что делает разговор последовательным, логичным и позитивным.

Наметив ход обсуждения, вы оба знаете, чего следует ожидать во время встречи. Если вы или ваш собеседник отклонитесь от главной темы, то сможете использовать повестку дня для того, чтобы вернуться к обсуждению главного вопроса. Повестка дня подтверждает ваше позитивное намерение, т.к. вы сообщаете слушателю, что вашей целью является поиск и принятие решения.
Обычно, если в разговоре участвуют два человека, нет необходимости предоставлять собеседникам письменный вариант повестки дня перед началом встречи. Но если в обсуждении участвуют несколько человек, то соответствующая распечатка сделает встречу более структурированной и продуктивной.

Copyright © 2013 Бянкин Алексей